Gestione della conoscenza
introduzione
La gestione della conoscenza è un'attività praticata dalle imprese di tutto il mondo. Nel processo di gestione della conoscenza, queste imprese raccolgono informazioni in modo completo utilizzando molti metodi e strumenti.
Quindi, le informazioni raccolte vengono organizzate, archiviate, condivise e analizzate utilizzando tecniche definite.
L'analisi di tali informazioni sarà basata su risorse, documenti, persone e le loro capacità.
Le informazioni correttamente analizzate verranno quindi archiviate come "conoscenza" dell'impresa. Questa conoscenza viene successivamente utilizzata per attività quali il processo decisionale organizzativo e la formazione di nuovi membri del personale.
Ci sono stati molti approcci alla gestione della conoscenza sin dai primi giorni. La maggior parte dei primi approcci sono stati l'archiviazione manuale e l'analisi delle informazioni. Con l'introduzione dei computer, la maggior parte delle conoscenze organizzative e dei processi di gestione sono stati automatizzati.
Pertanto, l'archiviazione, il recupero e la condivisione delle informazioni sono diventati convenienti. Al giorno d'oggi, la maggior parte delle aziende dispone di un proprio framework di gestione della conoscenza.
Il framework definisce i punti di raccolta della conoscenza, le tecniche di raccolta, gli strumenti utilizzati, gli strumenti e le tecniche di memorizzazione dei dati e il meccanismo di analisi.
Il processo di gestione della conoscenza
Il processo di gestione della conoscenza è universale per qualsiasi azienda. A volte, le risorse utilizzate, come strumenti e tecniche, possono essere uniche per l'ambiente organizzativo.
Il processo di Knowledge Management ha sei passaggi di base assistiti da diversi strumenti e tecniche. Quando questi passaggi vengono seguiti in sequenza, i dati si trasformano in conoscenza.
Passaggio 1: raccolta
Questa è la fase più importante del processo di gestione della conoscenza. Se raccogli dati errati o irrilevanti, la conoscenza risultante potrebbe non essere la più accurata. Pertanto, anche le decisioni prese sulla base di tale conoscenza potrebbero essere imprecise.
Esistono molti metodi e strumenti utilizzati per la raccolta dei dati. Prima di tutto, la raccolta dei dati dovrebbe essere una procedura nel processo di gestione della conoscenza. Queste procedure dovrebbero essere adeguatamente documentate e seguite dalle persone coinvolte nel processo di raccolta dei dati.
La procedura di raccolta dati definisce alcuni punti di raccolta dati. Alcuni punti possono essere il riepilogo di alcuni rapporti di routine. Ad esempio, il rapporto sulle vendite mensili e i rapporti sulle presenze giornaliere possono essere due buone risorse per la raccolta dei dati.
Con i punti di raccolta dati, vengono definite anche le tecniche e gli strumenti di estrazione dei dati. Ad esempio, il rapporto sulle vendite può essere un rapporto cartaceo in cui un operatore di immissione dati deve fornire i dati manualmente a un database, mentre il rapporto sulle presenze giornaliere può essere un rapporto online in cui è memorizzato direttamente nel database.
Oltre ai punti di raccolta dei dati e al meccanismo di estrazione, in questa fase viene definita anche la memorizzazione dei dati. La maggior parte delle organizzazioni ora utilizza un'applicazione di database software per questo scopo.
Passaggio 2: organizzazione
I dati raccolti devono essere organizzati. Questa organizzazione di solito avviene in base a determinate regole. Queste regole sono definite dall'organizzazione.
Ad esempio, tutti i dati relativi alle vendite possono essere archiviati insieme e tutti i dati relativi al personale possono essere archiviati nella stessa tabella del database. Questo tipo di organizzazione aiuta a mantenere i dati accuratamente all'interno di un database.
Se sono presenti molti dati nel database, è possibile utilizzare tecniche come la "normalizzazione" per organizzare e ridurre la duplicazione.
In questo modo, i dati sono organizzati logicamente e correlati tra loro per un facile recupero. Quando i dati superano il passaggio 2, diventano informazioni.
Passaggio 3: riepilogo
In questo passaggio, le informazioni vengono riassunte per coglierne l'essenza. Le lunghe informazioni vengono presentate in formato tabellare o grafico e memorizzate in modo appropriato.
Per riassumere, ci sono molti strumenti che possono essere usati come pacchetti software, grafici (Pareto, causa-effetto) e tecniche differenti.
Passaggio 4: analisi
In questa fase, le informazioni vengono analizzate per trovare le relazioni, le ridondanze e gli schemi.
A tale scopo dovrebbe essere assegnato un esperto o un team di esperti poiché l'esperienza della persona / squadra gioca un ruolo fondamentale. Di solito, ci sono rapporti creati dopo l'analisi delle informazioni.
Passaggio 5: sintetizzazione
A questo punto l'informazione diventa conoscenza. I risultati dell'analisi (solitamente i rapporti) vengono combinati insieme per derivare vari concetti e artefatti.
Un modello o un comportamento di un'entità può essere applicato per spiegarne un'altra e, collettivamente, l'organizzazione avrà una serie di elementi di conoscenza che possono essere utilizzati in tutta l'organizzazione.
Questa conoscenza viene quindi memorizzata nella knowledge base dell'organizzazione per un ulteriore utilizzo.
Di solito, la knowledge base è un'implementazione software a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo tramite Internet.
È inoltre possibile acquistare tale software di knowledge base o scaricare gratuitamente un'implementazione open source dello stesso.
Passaggio 6: processo decisionale
In questa fase, la conoscenza viene utilizzata per il processo decisionale. Ad esempio, quando si stima un tipo specifico di un progetto o un'attività, è possibile utilizzare la conoscenza relativa alle stime precedenti.
Ciò accelera il processo di stima e aggiunge un'elevata precisione. In questo modo la gestione della conoscenza organizzativa aggiunge valore e consente di risparmiare denaro nel lungo periodo.
Conclusione
La gestione della conoscenza è una pratica essenziale per le organizzazioni aziendali. La conoscenza dell'organizzazione aggiunge vantaggi a lungo termine all'organizzazione in termini di finanze, cultura e persone.
Pertanto, tutte le organizzazioni mature dovrebbero adottare le misure necessarie per la gestione della conoscenza al fine di migliorare le operazioni aziendali e la capacità complessiva dell'organizzazione.