Metodi di comunicazione
introduzione
Conosciamo tutti l'importanza della comunicazione nella nostra vita quotidiana. Niente può aver luogo senza che venga utilizzato un metodo di comunicazione per esprimerci per qualsiasi scopo.
La comunicazione è ancora più preziosa in un ambiente aziendale poiché sono coinvolte diverse parti. Diverse parti interessate, siano esse clienti, dipendenti o media, si scambiano sempre informazioni importanti in ogni momento.
Pertanto, utilizziamo costantemente una forma di comunicazione o un'altra per inviare un messaggio. Senza questi diversi metodi di comunicazione oggi disponibili, ci vorrebbero eoni per svolgere l'attività in modo efficiente come lo è oggi e con la stessa velocità.
Cerchiamo di capire quali sono questi metodi di comunicazione.
Tipi di comunicazione
Negli anni sono emersi numerosi nuovi strumenti per aiutare le persone a comunicare in modo efficace.
Comunicazione orale
Si potrebbe dire che la comunicazione orale è la forma di comunicazione più utilizzata. Che si tratti di presentare alcuni dati importanti ai tuoi colleghi o di condurre una riunione del consiglio di amministrazione, queste abilità sono fondamentali.
Usiamo costantemente parole verbalmente per informare i nostri subordinati di una decisione, fornire informazioni e così via. Questo viene fatto per telefono o faccia a faccia.
La persona che riceve il messaggio dovrebbe anche prestare molta attenzione per assicurarsi di comprendere chiaramente ciò che viene detto.
Ciò dimostra quindi che dovresti coltivare sia le tue capacità di ascolto che di conversazione, poiché dovresti svolgere entrambi i ruoli sul posto di lavoro, con persone diverse.
Comunicazione scritta
La scrittura viene utilizzata quando è necessario fornire informazioni dettagliate come cifre e fatti, anche durante una presentazione.
Viene anche generalmente utilizzato per inviare documenti e altro materiale importante alle parti interessate che potrebbero quindi essere archiviati per un uso successivo in quanto possono essere facilmente indicati durante la registrazione. Altri documenti importanti come contratti, promemoria e verbali di riunioni sono anche in forma scritta a tal fine.
Si può vedere negli ultimi anni, tuttavia, che la comunicazione verbale è stata sostituita in larga misura da una forma più rapida di comunicazione scritta, ovvero l'e-mail.
È inoltre possibile utilizzare la videoconferenza e le telefonate multidirezionali con più persone contemporaneamente. A parte alcuni problemi che potrebbero verificarsi, questi metodi di comunicazione hanno aiutato le organizzazioni a fare molta strada.
Linguaggio del corpo
Sebbene i metodi di comunicazione più comuni siano effettuati oralmente o per iscritto, quando si parla di tecniche di gestione, il potere della comunicazione non verbale non deve mai essere sottovalutato.
Il tuo sorriso, i tuoi gesti e molti altri movimenti del corpo inviano un messaggio alle persone intorno a te. Devi essere consapevole di questo mentre tratti con i tuoi dipendenti e clienti.
Ricorda sempre di mantenere il contatto visivo. Ciò dimostrerebbe che sei serio e sicuro di ciò che viene detto.
Perché abbiamo bisogno di metodi di comunicazione diversi?
Potresti chiederti perché è importante utilizzare diversi metodi di comunicazione in un'unica organizzazione.
La risposta è molto semplice. La ragione di ciò è il ruolo fondamentale che la comunicazione gioca nel funzionamento efficace di un'azienda.
Immaginate oggi un'organizzazione senza servizi di posta elettronica. In che modo un cliente potrebbe quindi inviare una proposta importante rapidamente e direttamente al datore di lavoro incaricato? Allo stesso modo, un'organizzazione potrebbe dover interrompere il proprio lavoro se alcuni manager non si trovano nel paese e non sono quindi in grado di fare una presentazione al consiglio.
Ma, ovviamente, questo può essere fatto oggi con l'aiuto della videoconferenza.
Pertanto, è fondamentale che vengano utilizzati diversi metodi di comunicazione.
Scegliere il metodo giusto
È importante che vengano scelti i metodi di comunicazione più convenienti per qualsiasi organizzazione. La semplice scelta di un metodo di comunicazione perché è uno strumento famoso non aiuta.
Dovresti capire in particolare le esigenze della tua organizzazione. Ci sono alcune domande che dovresti porre:
Qual è il nostro pubblico di destinazione?
Quanto siamo disposti a spendere per uno strumento del genere?
Aumenterà la produttività dei dipendenti a lungo termine?
Che tipo di informazioni inviamo più spesso?
Potresti avere altre domande da porre in base al tipo di lavoro che svolgi e al messaggio che devi inviare. Ricorda che non esiste un metodo di comunicazione "giusto". Avresti bisogno di metodi diversi per scopi e compiti diversi.
Conclusione
In conclusione, è importante ricordare sempre l'importanza della comunicazione in un'organizzazione.
I metodi di comunicazione che scegli potrebbero in un certo senso creare o distruggere la struttura gestionale della tua organizzazione e potrebbero anche influenzare il tuo rapporto con i clienti, se non scelti con cura.
È quindi fondamentale dedicare un po 'di tempo alla scelta dei metodi giusti per aiutarvi nelle vostre attività di gestione.