Riunione di avvio del progetto
introduzione
Un incontro di avvio del progetto è la migliore opportunità per un project manager per dare energia al suo team. Durante questo incontro, la direzione del progetto può stabilire un senso di obiettivo comune e iniziare a comprendere ogni individuo.
Sebbene una riunione di avvio del progetto sembri essere un semplice incontro con tutte le parti interessate del progetto, una riunione di avvio del progetto di successo richiede una pianificazione adeguata.
I seguenti passaggi sono alcuni dei punti di preparazione importanti per una riunione di avvio del progetto di successo. Questi passaggi ti aiutano a rimanere concentrato, a stabilire e dimostrare la leadership e aiutano a integrare i singoli membri nel team di progetto.
L'agenda
Un'agenda forte e chiara è un must per una riunione di avvio del progetto. Se non hai la più pallida idea di quale dovrebbe essere l'ordine del giorno, chiedi ai tuoi subordinati esperti o procurati alcuni degli ordini del giorno usati da altri per le riunioni iniziali precedenti.
L'agenda di solito include lo scopo del progetto, i risultati finali e gli obiettivi, i fattori chiave di successo del progetto, il piano di comunicazione e il piano del progetto.
Prima della riunione di avvio del progetto, assicurati di far circolare l'ordine del giorno della riunione a tutti i partecipanti.
In questo modo, tutti i partecipanti sono consapevoli della struttura e di cosa ottenere alla fine dell'incontro.
Iniziare
Quando la riunione inizia, il project manager dovrebbe assumersi la responsabilità della riunione. Successivamente, tutti i partecipanti dovrebbero essere accolti e dovrebbe aver luogo un ciclo di autointroduzione.
Sebbene tu abbia già condiviso l'ordine del giorno della riunione con i partecipanti, illustrali brevemente all'ordine del giorno mentre fornisci una breve introduzione a ciascun punto dell'ordine del giorno.
Prestare maggiore attenzione all'introduzione dei ruoli del progetto e sottolineare le ragioni per cui il termine membri è stato assegnato ai rispettivi ruoli.
Se ci sono persone che interpretano ruoli difficili, riconoscilo. Quando fai tutte queste cose, non entrare nei dettagli. Lo scopo di questo incontro è portare tutti sulla stessa piattaforma.
Presentazione del progetto
Una volta che il tono è impostato, presenta l'agenda in modo strutturato. Prima di tutto, parla dei presupposti del progetto e di come hai sviluppato il piano di progetto.
Presenta il tuo ragionamento alla base del piano e trasmetti il messaggio che sei aperto a suggerimenti quando il progetto progredisce. Passa attraverso ogni compito nel piano del progetto ed elabora a sufficienza.
Sottolinea il fatto che il piano del progetto e il programma sono ancora nella fase iniziale e che ti aspetti l'assistenza di tutti per completarli.
Identificare e riconoscere i potenziali colli di bottiglia o le attività impegnative nella pianificazione del progetto.
Impostazione delle aspettative
Decidi un momento conveniente per tenere riunioni regolari per parlare dei progressi del progetto. Sottolinea la necessità della partecipazione di tutti agli incontri regolari.
Il lavoro di squadra è una delle aspettative più importanti da stabilire. È necessario elaborare di più sul lavoro di squadra e pianificare alcune attività di lavoro di squadra subito dopo l'inizio del progetto.
Parla della natura sensibile al tempo del progetto e di come vengono concesse le foglie durante il periodo del progetto.
Se il progetto richiede lunghe ore di lavoro, informarli in anticipo e mostrare loro come puoi aiutarli a mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata è una buona strategia.
Durante l'incontro, autorizza i membri del team a svolgere determinati compiti e rendili responsabili.
Piano di comunicazione
La comunicazione è uno degli aspetti principali di un progetto. Pertanto, l'incontro di avvio del progetto dovrebbe enfatizzare maggiormente il piano di comunicazione per il progetto.
Questo di solito include le riunioni e i percorsi di escalation. Di seguito sono riportati alcuni degli incontri che si svolgono durante il ciclo di vita del progetto:
Riunione di stato settimanale
Aggiornamenti del piano di progetto
Sessioni di pianificazione dei compiti e delle attività
Aggiornamenti di gestione
Inoltre, puoi dare risalto agli altri canali di comunicazione come comunicazioni e-mail, forum, ecc.
Feedback e chiusura
Alla fine del kick-off meeting, apri una sessione di domande e risposte che consente ai membri del team di esprimersi liberamente.
Se il tempo non è sufficiente per facilitare tutti i membri del team, chiedi loro di inviare le loro domande e feedback via e-mail. Dopo aver esaminato quelle e-mail, è possibile impostare un'altra discussione per affrontarle.
Non trascinare mai troppo una riunione pianificata, poiché potrebbe essere un cattivo esempio. Prima che tutti se ne vadano, riassumi la riunione e richiama le attività e i passaggi successivi.
Conclusione
Per concludere, ci sono quattro aree principali che dovrebbero essere enfatizzate riguardo allo svolgimento delle riunioni di avvio del progetto.
Preparati per la riunione iniziale. Dimostra la tua capacità di organizzare e guidare.
Potenzia i membri del tuo team. Assegna loro delle responsabilità.
Sviluppa e alimenta il lavoro di squadra.
Dimostra le tue qualità di leadership.