Controllo dei costi di progetto

introduzione

Quasi tutti i progetti devono essere guidati per tutto il tempo al fine di ricevere i risultati richiesti e attesi alla fine del progetto. È il team responsabile del progetto e, soprattutto, il project manager che deve essere in grado di effettuare un controllo efficace dei costi. Esistono, tuttavia, diverse tecniche che possono essere utilizzate per questo scopo.

Oltre agli obiettivi del progetto che il project manager deve supervisionare, anche il controllo dei vari costi è un compito molto importante per qualsiasi progetto. La gestione del progetto non sarebbe affatto efficace se un project manager fallisce in questo senso, poiché determinerebbe essenzialmente se la tua organizzazione realizzerebbe o meno un profitto o una perdita.

Tecniche di controllo dei costi

Di seguito sono riportate alcune delle tecniche preziose ed essenziali utilizzate per un controllo efficiente dei costi di progetto:

1 - Pianificazione del budget di progetto

Idealmente, dovresti fare un budget all'inizio della sessione di pianificazione per quanto riguarda il progetto in questione. È questo budget che dovreste aiutarvi per tutti i pagamenti che devono essere effettuati e per i costi che dovrete sostenere durante il ciclo di vita del progetto. La realizzazione di questo budget richiede quindi molta ricerca e pensiero critico.

Come qualsiasi altro budget, dovresti sempre lasciare spazio per gli adeguamenti poiché i costi potrebbero non rimanere gli stessi per tutto il periodo del progetto. Il rispetto del budget del progetto in ogni momento è la chiave per il profitto dal progetto.

2 - Tenere traccia dei costi

Tenere traccia di tutti i costi effettivi è altrettanto importante di qualsiasi altra tecnica. Qui è meglio preparare un budget basato sul tempo. Questo ti aiuterà a tenere traccia del budget di un progetto in ciascuna delle sue fasi. I costi effettivi dovranno essere monitorati rispetto agli obiettivi periodici stabiliti nel budget. Questi obiettivi potrebbero essere mensili o settimanali o anche annuali se il progetto andrà avanti a lungo.

È molto più facile lavorare con questo piuttosto che avere un budget completo per l'intero periodo del progetto. Se è necessario eseguire un nuovo lavoro, sarà necessario fare delle stime per questo e vedere se può essere sistemato con l'importo finale nel budget. In caso contrario, potrebbe essere necessario lavorare sulle disposizioni necessarie per le "Richieste di modifica", in cui il cliente pagherà per il nuovo lavoro o le modifiche.

3 - Gestione efficace del tempo

Un'altra tecnica efficace sarebbe la gestione del tempo efficace. Sebbene questa tecnica si applichi a varie aree di gestione, è molto importante per quanto riguarda il controllo dei costi del progetto.

La ragione di ciò è che il costo del tuo progetto potrebbe continuare ad aumentare se non sei in grado di rispettare le scadenze del progetto; più a lungo si trascina il progetto, maggiori sono i costi sostenuti, il che significa effettivamente che il budget verrà superato.

Il project manager dovrebbe ricordare costantemente al suo team le scadenze importanti del progetto al fine di garantire che il lavoro venga completato in tempo.

4 - Controllo delle modifiche al progetto

Il controllo delle modifiche al progetto è un'altra tecnica fondamentale. I sistemi di controllo delle modifiche sono essenziali per tenere conto di qualsiasi potenziale cambiamento che potrebbe verificarsi nel corso del progetto.

Ciò è dovuto al fatto che ogni modifica all'ambito del progetto avrà un impatto sulle scadenze dei risultati finali, quindi le modifiche possono aumentare il costo del progetto aumentando lo sforzo necessario per il progetto.

5 - Utilizzo del valore realizzato

Allo stesso modo, al fine di identificare il valore del lavoro svolto fino ad ora, è molto utile utilizzare la tecnica contabile comunemente nota come "Valore realizzato".

Ciò è particolarmente utile per i progetti di grandi dimensioni e ti aiuterà ad apportare modifiche rapide assolutamente essenziali per il successo del progetto.

I passaggi aggiuntivi per il controllo dei costi di progetto

Si consiglia di rivedere costantemente il budget, nonché le tendenze e altre informazioni finanziarie. Fornire rapporti sulle finanze del progetto a intervalli regolari aiuterà anche a tenere traccia dei progressi del progetto.

Ciò garantirà che non si verifichi una spesa eccessiva, poiché non vorresti scoprire quando è troppo tardi. Prima si individua il problema, più facilmente e rapidamente potrebbe essere risolto.

Tutti i documenti dovrebbero inoltre essere forniti a intervalli regolari ai revisori dei conti, che sarebbero anche in grado di segnalarvi eventuali rischi di costo.

Conclusione

La semplice definizione di un budget di progetto non è adeguata durante le sessioni di pianificazione del progetto. Tu e il tuo team dovreste tenere d'occhio se i costi rimangono vicini alle cifre del budget iniziale.

È necessario tenere sempre presente i rischi associati all'escalation dei costi e prevenirlo nel miglior modo possibile. Per questo, utilizzare le tecniche sopra spiegate e monitorare costantemente i costi del progetto.